Asistente de Recepción y Administrativo
Tipo de puesto: Proyecto Especial / Temporero - Con miras a identificar un recurso que pueda obtener una contratacion permanente
Ubicación:
1431 Av. Juan Ponce de León Ste. 502, San Juan, 00907, Puerto Rico
Modalidad:
Presencial
Horario:
Lunes a viernes, dentro del horario de operación de la agencia
(8:00 a.m. – 5:00 p.m.)
Salario:
$10.50 por hora
Experiencia:
No requerida
Descripción General
Buscamos una persona organizada, responsable, cordial y orientada al servicio para desempeñarse como Asistente de Recepción y Digitalización de Expedientes.
La persona seleccionada tendrá a su cargo la recepción de la oficina y atención del cuadro telefónico, siendo uno de los principales puntos de contacto con clientes, visitantes, suplidores y miembros del equipo. Además, tendrá a su cargo proyecto especial de digitalización organización de expedientes de pólizas de seguros y eventualmente el ciclo de digitalización operacional de la Agencia.
El puesto requiere una persona con sentido de urgencia, excelentes destrezas de comunicación, orientación al servicio al cliente y capacidad para manejar múltiples tareas, manteniendo siempre una actitud profesional y cordial que refleje la cultura de servicio de la agencia.
Responsabilidades Principales
Recepción y Servicio al Cliente
- Estar a cargo de la recepción y atender de manera cordial y profesional a clientes, visitantes y suplidores.
- Atender el cuadro telefónico de la oficina.
- Recibir, identificar y canalizar correctamente las llamadas hacia las diferentes áreas de la agencia.
- Asegurar que las llamadas recibidas sean atendidas y dar seguimiento cuando sea necesario.
- Identificar situaciones que requieran atención inmediata y canalizarlas al personal correspondiente.
- Proveer orientación básica a clientes y visitantes y dirigir sus solicitudes al área correspondiente.
- Mantener una actitud positiva, profesional y de servicio en todo momento.
- Representar y modelar la cultura de servicio de la agencia en cada interacción.
- Manejar situaciones difíciles o clientes con necesidades particulares de manera cordial, respetuosa y profesional.
- Recibir y canalizar correspondencia, documentos y otros asuntos dirigidos a la oficina.
Digitalización y Manejo de Expedientes
- Digitalizar pólizas de seguros y documentación relacionada con los expedientes.
- Apoyar la digitalización y organización del diario de emisión de pólizas.
- Revisar expedientes para verificar que la documentación requerida esté completa y correctamente organizada.
- Identificar documentos faltantes, inconsistencias o información que requiera corrección.
- Preparar y manejar el proceso de exportación de expedientes hacia la compañía aseguradora.
- Asegurar que los expedientes sean enviados y documentados correctamente.
- Registrar y mantener actualizada la información correspondiente en el sistema de la agencia.
- Organizar documentos digitales de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Mantener la confidencialidad y el manejo responsable de información de clientes y pólizas.
- Colaborar con los miembros del equipo para completar las tareas asignadas dentro de los tiempos establecidos.
Cualificaciones y Competencias
El candidato ideal debe demostrar:
- Orientación al servicio al cliente: interés genuino en ayudar, escuchar y ofrecer una experiencia positiva.
- Sentido de urgencia: capacidad para identificar prioridades y actuar oportunamente, especialmente ante llamadas, solicitudes de clientes y asuntos pendientes.
- Cordialidad y profesionalismo: trato amable, respetuoso y profesional con clientes, visitantes y compañeros de trabajo.
- Excelentes destrezas de comunicación: capacidad para escuchar, expresarse claramente y canalizar información de manera efectiva.
- Organización: habilidad para manejar documentos, llamadas, tareas y prioridades simultáneamente.
- Atención al detalle: capacidad para identificar errores, documentos faltantes o inconsistencias.
- Trabajo en equipo: disposición para colaborar y mantener una comunicación efectiva con las diferentes áreas de la agencia.
- Responsabilidad y compromiso: seguimiento adecuado de las tareas asignadas hasta su culminación.
- Confidencialidad: capacidad para manejar responsablemente información de clientes y documentos relacionados con seguros.
- Adaptabilidad: disposición para aprender nuevos procesos, sistemas y herramientas.
- Manejo de múltiples tareas: capacidad para alternar entre las responsabilidades de recepción y las tareas administrativas y de digitalización sin afectar la calidad del servicio.
- Actitud positiva: disposición para trabajar en equipo y contribuir a un ambiente laboral colaborativo.
Requisitos
- Diploma de escuela superior o equivalente.
- No se requiere experiencia previa en la industria de seguros.
- Conocimientos básicos en computadora y manejo de archivos digitales.
- Capacidad para aprender sistemas y procedimientos internos.
- Excelentes destrezas de comunicación oral y escrita.
- Disponibilidad para trabajar presencialmente de lunes a viernes.
- Capacidad para mantener una imagen profesional y una actitud de servicio.
Perfil del Candidato Ideal
Buscamos una persona que entienda que la recepción es la primera impresión de nuestra organización.
Debe ser una persona cordial, servicial, organizada y diligente, con la capacidad de atender una llamada, recibir a un visitante o manejar una solicitud interna con el mismo nivel de profesionalismo y sentido de urgencia.
La persona seleccionada deberá modelar nuestra cultura de servicio, demostrando respeto, empatía, disposición para ayudar y seguimiento a las necesidades de nuestros clientes y compañeros de trabajo.
No es indispensable tener experiencia en seguros. La actitud, el compromiso con el servicio, la organización y la disposición para aprender son fundamentales para el desempeño exitoso en esta posición.
